13 cách quản lý thời gian hiệu quả

Sau khi nghiên cứu hơn 9.000 nhật ký công việc của những người làm công việc đòi hỏi tính sáng tạo cao, nhà nghiên cứu Teresa Amabile và cộng sự đã có kết luận rằng, áp lực thời gian thường giết chết tính sáng tạo. Đây là thảm họa đối với doanh nghiệp.

Tuy nhiên, “bận” đã thành một từ thời thượng trong cuộc sống ngày nay. Nhìn đâu chúng ta cũng thấy sự tất bật, cuống cuồng. Nhiều nhà quản lý cứ than phiền “Tôi bận quá, không có thời gian”.

Căn bệnh “không có thời gian” bắt nguồn từ việc họ không biết từ chối những buổi họp vô bổ, không biết phân việc, lên kế hoạch cho mình, những sự cố bất ngờ phải giải quyết ngay, cuộc gọi của khách hàng… – những yếu tố có thể vượt ngoài tầm kiểm soát, nhưng chúng cũng có thể bắt nguồn từ hành vi và thói quen cá nhân. Đó chính là những “kẻ cắp thời gian” giấu mặt mà các nhà quản lý cần nhanh chóng nhận diện và “tiêu diệt”.

Trong cuốn sách Quản lý thời gian của Đại học Kinh doanh Harvard, các tác giả đã chỉ ra 8 phương pháp đánh bại những “kẻ cắp” này và quản lý thời gian hiệu quả hơn.

1. Từ bỏ thói quen trì hoãn

Thói quen trì hoãn đến từ 3 nguyên nhân: nhiệm vụ khó chịu hoặc không hứng thú, nỗi sợ thất bại, không biết bắt đầu từ đâu.

Với nguyên nhân “nhiệm vụ khó chịu”, bạn nên giao lại cho người làm tốt việc đó hơn bạn; nếu không thể giao phó, bạn hãy thừa nhận là bạn đang trì hoãn vì bạn thấy khó chịu, hãy nghĩ đến cảm giác nhẹ nhõm sau khi giải quyết được việc đó và nên lập kế hoạch cho những nhiệm vụ này một cách dứt khoát.

Với nguyên nhân “nỗi sợ thất bại”, cách tốt nhất là trực tiếp đối đầu với nó, dùng hoạt động để xua tan trở ngại tinh thần.

Với nguyên nhân “không biết bắt đầu từ đâu”, bạn nên “nhảy” vào công việc ở một điểm bất kỳ. Sau khi đã vào cuộc, có thể bạn sẽ tìm được cách thực hiện tiếp và điều này giảm được khả năng trì hoãn. Hoặc bạn chia nhỏ công việc và thực hiện từng phần một theo mức độ quan trọng giảm dần.

2. Không nhận những việc vượt ngoài khả năng

Đừng nhận thêm trách nhiệm mới khi bạn không biết rõ liệu mình có đủ thời gian để hoàn tất việc đó hay không.

Bạn có thể tránh gây quá tải cho lịch làm việc của mình bằng cách ý thức rõ mục tiêu chính, giao phó công việc cho người khác, thực hiện theo quy tắc 80/20 (20% hành động sẽ dẫn đến 80% kết quả quan trọng) và học cách nói “không” với những người cố tìm cách đùn đẩy công việc của họ cho bạn.

3. Không nhận lấy trách nhiệm và vấn đề của cấp dưới

Hãy huấn luyện và chỉ dẫn cho cấp dưới, nhưng không cho phép họ đặt gánh nặng lên lưng bạn, chỉ cho phép họ xin lời khuyên từ bạn khi họ gặp khó khăn thật sự.

4. Tránh việc di chuyển không cần thiết

Nếu buộc phải di chuyển, hãy đem theo những việc mà bạn có thể làm để lấp đầy thời gian rỗi và thời gian của chuyến đi bằng những hoạt động hữu ích càng nhiều càng tốt.

5. Kiểm soát email

Kiểm soát email của bạn bằng cách giải quyết vào thời gian đã định trong ngày, chỉ dùng địa chỉ email của công ty cho mục đích công việc, xóa những thư không mong đợi mà không cần phải mở chúng và chỉ dẫn người viết thư cho bạn “Hãy gửi thông tin như thế này”, hoặc “Đừng chép cho tôi thông tin đó” hay “Lần sau xin gửi thông tin này cho (tên cấp dưới tương ứng)”…

6. Giải quyết việc giấy tờ

Giải quyết việc giấy tờ theo cách ngăn bạn không làm lại cùng việc đó thêm lần nữa.

Nếu một văn bản không đòi hỏi phải trả lời thì hãy đọc nhanh rồi bỏ đi hoặc lưu hồ sơ phù hợp. Nếu cần thiết trả lời mà không tốn nhiều thời gian thì hãy trả lời, rồi bỏ đi hoặc lưu hồ sơ.

Nếu bạn quá bận rộn thì hãy giao cho người khác hoặc đặt giấy tờ đó vào mục chờ giải quyết sau và xếp vào vị trí ưu tiên.

7. Loại bỏ những cuộc họp không hiệu quả

Hãy cố gắng hết sức để loại bỏ những cuộc họp không cần thiết và tránh những cuộc họp mà bạn góp phần hoặc đạt được từ đó rất ít, đồng thời tránh những cuộc họp thiếu chương trình rõ ràng.

8. Không sao nhãng ở nơi làm việc

Try Wrike: fast, easy, and efficient project collaboration software

Việc chuyển sự tập trung từ hoạt động này sang hoạt động khác rồi quay lại việc cũ sẽ rất mất thời gian.

Cách giải quyết: tránh những việc gây sao nhãng (đọc báo, lướt web, email từ bạn bè, trò chuyện phiếm…) và tập trung vào một việc duy nhất cho đến khi kết thúc rồi mới chuyển sang việc khác.

9. Chỉ tập trung vào việc đang làm

Dù vì lý do gì, làm quá nhiều việc cùng một lúc có thể gây suy giảm chất lượng công việc và kéo dài thời điểm kết thúc. Hãy nghĩ về chuyện thời gian đang thực sự được dùng như thế nào, chứ không phải nghĩ về những việc mà bạn đang làm.

Tác giả Morgenstern đề xuất nên có một cuốn nhật ký thời gian, hoặc sử dụng phần mềm quản lý thời gian (như Eternity Time Log chẳng hạn). Cách này giúp người dùng nhìn ra những hạng mục trách nhiệm và khoảng thời gian phải dành cho chúng.

10. Chỉ có từ 3 – 5 việc trong danh sách cần làm

Một trong những sai lầm lớn nhất nhiều người mắc phải là đặt gần như mọi thứ – từ lớn đến nhỏ, từ thiết yếu đến vụn vặt – lên danh sách việc cần làm.

Laura Vanderkam, tác giả cuốn sách “168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ”, cho rằng, cách giải quyết là hãy tìm ra những gì thực sự cần để ghi lên danh sách – không nhiều hơn 3 – 5 việc dứt khoát phải làm, và tống khứ những điều còn lại.

Morgenstern nói: “Với nhiều người, ngay cả dân thành thạo công nghệ, một danh sách trên giấy – thậm chí nếu được soạn trên máy tính và in ra – vẫn rất hữu dụng. Bạn có thể ngó vào đó mà không cần trở lại với màn hình máy tính, cái vốn là cánh cổng dẫn tới vô số những sự gây phân tán trên internet”.

11. Khai thác công dụng của đồng hồ báo thức

Đừng coi thường sức mạnh của một trong những chức năng đơn giản nhất trên chiếc điện thoại thông minh của bạn – báo thức. Tác giả Morgenstern cho rằng, ý thức về thời gian có thể giúp bạn sống có mục tiêu và vượt qua mọi hành xử nhược điểm của cá nhân, từ việc dễ dàng bị phân tâm tới việc không biết khi nào nên hoàn thành nhiệm vụ.

Morgenstern nói: “Nếu bạn là người cầu toàn, bạn có thể nói, “Tôi sẽ dành 90 phút cho việc này, không hơn” và hẹn giờ trên đồng hồ báo thức, nó sẽ giúp bạn vượt qua tính cầu toàn của mình. Bạn có thể nói, “tôi sẽ làm việc hai giờ rồi mới check mail”.

12. Ứng xử với email và lên kế hoạch công việc

“Email đưa tới rất nhiều việc phải làm và rất nhiều phân tán”, Morgenstern nói. Tác giả này cũng khuyến nghị nên loại nó khỏi thời gian lúc mới thức dậy và trong giờ đầu tiên của ngày làm việc.

“Đó là công cụ gây trì hoãn tiện dụng nhất thế giới. Nhưng đó là cái bạn có thể kiểm soát. Bạn không thể có được tâm thế chủ động nếu bạn bắt đầu một ngày theo kiểu ứng phó”.

Hãy dành thời gian lúc cuối ngày hôm nay để lên kế hoạch cho ngày mai và cho hai ngày sau đó. Nó không chỉ giúp bạn đi đúng hướng suốt ngày, mà bạn còn hiểu rõ hơn về khối lượng công việc của mình, sẵn sàng đối diện với thách thức nảy sinh hoặc tập trung vào những gì đã lên danh sách.

Không chỉ chuẩn bị cho những việc cần làm trong ngày, bạn hãy cam kết thời điểm hoàn thành chúng.

13. Phân cấp các lựa chọn

Nếu bạn đã quyết định sẽ rời công sở vào một thời điểm nhất định, và một nhiệm vụ cuối ngày phát sinh, đòi hỏi bạn phải giải quyết nhưng nó không phải là vấn đề sống còn của công ty, bạn cần đánh giá và giải quyết nó trong khoảng thời gian còn lại của mình, không nhất thiết phải ở lại ở buổi tối tại công sở.

Theo đề nghị của tác giả Vanderkam, bạn nên tự hỏi mình, “Nếu tôi nhất thiết phải rời đi lúc 5 giờ chiều, tôi cần phải làm những gì trước lúc ấy?”.

Mọi người đều muốn được ghi nhận vì những đóng góp ngoài giờ. Nhưng học cách xác định lúc nào là thời gian thực sự cần thiết cũng rất quan trọng. Bởi vì…

Bất kể những ưu tiên giữa cuộc sống và công việc của bạn thế nào, có một điểm gần như ai cũng đồng thuận: Những người sáng tạo và hiệu quả nhất trong nghề nghiệp của họ đều rất chú trọng thời gian ở bên ngoài công sở.

“Nếu bạn không dành thời gian nghỉ ngơi theo cách thực sự làm tươi mới và tái tạo năng lượng cho mình, bạn không cách nào có được những lựa chọn đúng đắn và hiệu quả trong công việc”, Morgenstern nói.

“Công việc luôn phình nở để lấp đầy không gian có thể”, Vanderkam nói, “vì thế hãy ứng xử với thời điểm cuối ngày như một vấn đề rất quan trọng. Những người làm việc hiệu quả nhất tôi biết luôn có một lý do để họ muốn ra về lúc 5 giờ chiều”.

Try Wrike: fast, easy, and efficient project collaboration software

You may also like...

Leave a Reply