20 cách tư duy giúp làm việc hiệu quả

1. Quy tắc 10/10/10: Ngắn hạn và dài hạn

Đa số chúng ta đều mắc lỗi trong việc đưa ra quyết định do không nghĩ tới hậu quả, tác động lâu dài của nó. Suzy Welch – tác giả quyển sách 10-10-10 đưa ra một mô hình tư duy giúp giải quyết những khó khăn trong cuộc sống lẫn công việc. Quy tắc 10-10-10 được dùng để đánh giá tác động của hành vi hiện tại đối với tương lai. Hãy đặt những câu hỏi:

– Với quyết định này, bạn sẽ cảm thấy như thế nào sau 10 phút nữa?

– Thế còn 10 tháng nữa thì sao?

– Và 10 năm nữa sẽ như thế nào?

Quy tắc 10-10-10 giúp bạn suy nghĩ nhiều hơn về vấn đề đang đối mặt. Một vài thứ có thể tiêu cực tại thời điểm hiện tại nhưng qua thời gian bạn nhận ra rằng nó lại là điều tốt đối với bạn.

Rất dễ dàng để đưa ra những quyết định ngắn hạn, điều có thể mang lại lợi ích trong 10 phút hay 10 tháng nữa, nhưng kiểu quyết định này thường không mang lại lợi ích cho chúng ta về lâu dài. Điều khó khăn là bạn phải đưa ra những quyết định dù không thoải mái ở hiện tại nhưng mang lại tác động tích cực đến cuộc sống của bạn.

2. Tìm kiếm những người hâm mộ đích thực

“Người hâm mộ đích thực được hiểu là người sẵn sàng mua bất cứ thứ gì mà bạn bán. Họ vượt 200 dặm chỉ để nghe giọng hát của bạn. Họ sẽ mua album của bạn được phát hành lại với âm thanh có độ phân giải cao hơn. Họ còn sử dụng dịch vụ Google Alert – giúp cập nhật những thông tin mới nhất về bạn. Họ là những người hâm mộ đích thực” – Kevin Kelly, kỹ sư công nghệ, người sáng lập tạp chí Wired định nghĩa.

Công nghệ hiện đại và mạng xã hội cho phép một người có thể xây dựng cộng đồng người hâm mộ đích thực cho mình. Tuy nhiên, thay vì sáng tạo một bài viết, sản phẩm, bày tỏ quan điểm… để làm hài lòng số đông, bạn nên quyết định làm tốt một điều nào đó mang màu sắc và dấu ấn của bạn, khiến giá trị của bạn được công nhận.

Tương tự, thay vì doanh nghiệp cố gắng thu hút thật nhiều khách hàng thì chỉ cần phát huy những thứ tốt nhất, khiến sản phẩm, dịch vụ nổi bật và đặc biệt để tìm kiếm những “người hâm mộ đích thực” – những khách hàng sẵn sàng trả tiền mua sản phẩm của bạn. Những người hâm mộ thực sự sẽ giúp sự nghiệp của bạn có sự đột phá và dễ thành công hơn.

Áp dụng theo mô hình “Người hâm mộ đích thực” cho các mối quan hệ cá nhân và trong công việc sẽ giúp bạn cân nhắc và đánh giá khách quan cách bạn đang tiếp cận với những mối quan hệ.

3. Luật Pareto: Làm việc ít hơn nhưng hiệu quả hơn

Luật Pareto đến từ Vilfredo Pareto, một chuyên gia kinh tế người Ý, cho rằng 80% của cải và đất đai được nắm giữ bởi 20% dân số. Định luật này dần mở rộng ra các lĩnh vực khác. Ví dụ: 80% chi phí đến từ 20% của nguồn lực, 80% lợi nhuận đến từ 20% khách hàng, hay 80% hạnh phúc đến từ 20% những người xung quanh.

Tương tự như vậy, 80% công việc được giải quyết chỉ với 20% thời gian, công sức bạn đầu tư cho nó. Bạn cần xây dựng mình trở thành người làm việc hiệu suất thay vì trở thành người bận rộn, đầu tư quá nhiều thời gian vào công việc mà không thực sự mang lại hiệu quả nào. Phương pháp làm ít việc, hiệu quả cao được hướng dẫn trong quyển 4 giờ làm việc một tuần của Tim Ferriss – một trong những quyển sách bán chạy nhất của New York Times.

4. Giảm thiểu sự hối hận

Khi Jeff Bezos đứng trước lựa chọn công việc ổn định tại quỹ Hedge hay bỏ việc để khởi nghiệp với Amazon, ông đã áp dụng lối tư duy “giảm thiểu sự hối hận”.

CEO của Amazon giải thích: “Nếu bạn có thể đề ra kế hoạch cuộc đời đến lúc bạn 80 tuổi, nó sẽ giúp bạn thoát khỏi những mớ suy nghĩ hỗn độn hằng ngày. Có những quyết định trong ngắn hạn có thể làm bạn bối rối, nhưng nếu bạn nghĩ về kết quả lâu dài, bạn có thể đưa ra những quyết định tuyệt vời mà bạn không bao giờ hối hận”.

Tư duy “Giảm thiểu hối hận” của Bezos được áp dụng cho bất cứ ai mong muốn có sự thăng tiến vượt bậc trong cuộc sống và nghề nghiệp của mình.

5. Phân bổ thời gian

Dwight Eisenhower – Tổng thống thứ 34 của Mỹ là người nổi tiếng có lối sống và làm việc hiệu quả. Trong nhiệm kỳ Tổng thống, ông đã đưa ra nhiều cải tiến vượt bậc như xây dựng hệ thống xa lộ liên tiểu bang năm 1956, thông qua đạo luật dân sự năm 1960 nhằm cải thiện việc người da đen bị gây khó khăn khi đi bầu cử, tiến hành kết thúc chiến tranh Triều Tiên (1950 -1953) và duy trì hòa bình tại Mỹ trong suốt thời gian ông tại vị.

Những thành tựu đạt được trong sự nghiệp của Dwight Eisenhower đến từ phương pháp quản lý thời gian, kỹ năng ra quyết định, sắp xếp thứ tự ưu tiên theo mô hình tư duy Eisenhower Matrix. Theo đó, bất cứ khi nào ông phải đối mặt với một quyết định, ông phân loại nó vào 1 trong 4 nhóm: Cấp bách và quan trọng (những công việc phải làm ngay lập tức); Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (lên lịch làm sau); Khẩn cấp, nhưng không quan trọng (ủy thác cho người khác); Không khẩn cấp cũng không quan trọng (các công việc mà bạn sẽ loại bỏ).

Theo Stephen Covey, tác giả cuốn sách bán chạy 7 thói quen của người thành đạt, chúng ta nên dành phần lớn thời gian của chúng ta vào những việc thuộc nhóm “quan trọng, nhưng không khẩn cấp”.

6. Luật Parkinson: Tiết kiệm thời gian

Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm hết thời gian bạn ấn định cho nó. Định luật Parkinson nói rằng nếu bạn dành 3 giờ cho một công việc lẽ ra chỉ cần 1 giờ để làm, bạn sẽ tự động trì trệ đến 3 giờ mới có thể hoàn thành nó. Vì thế, để làm việc hiệu quả hơn, bạn cần khắt khe với quỹ thời gian của mình. Thay vì cho bản thân một tuần để hoàn thành toàn bộ dự án, hãy chia nhỏ công việc ra và đặt deadline cho từng nhiệm vụ.

7. Nâng cao năng lực bằng ý chí

Những người thành công, từ vận động viên nổi tiếng đến chủ doanh nghiệp lớn, là những người biết phát huy năng lực, thế mạnh bản thân. Bạn phải tìm ra năng khiếu của mình là gì. Nếu bạn tham gia trò chơi thuộc sở trường của người khác, bạn sẽ thua. Bạn phải khám phá ra đâu là điều bạn có lợi thế nhất và làm chủ cuộc chơi với năng lực của mình.

Mọi thành công đều bắt nguồn từ sự rèn luyện chăm chỉ và bền bỉ. Vì thế, để nâng cao năng lực, bạn cần kiên trì trong thời gian dài với ý chí mạnh mẽ, đồng thời đừng bao giờ ngại nói “Tôi không biết” để sẵn sàng tiếp nhận thêm nhiều kiến thức mới.

8. Mỗi ngày đều là cơ hội để bắt đầu lại

Dù có bất kỳ chuyện gì xảy ra, đừng quên rằng mỗi ngày chúng ta sống đều là một ngày để bắt đầu lại. Khi xem mỗi ngày đều là một khởi đầu mới, chúng ta sẽ dễ dàng nhìn thấy những cơ hội hơn.

Con người có xu hướng tập trung vào những điều mình không có, cần có và những việc chưa hiệu quả. Cách tư duy này cản bước thành công vì khiến chúng ta chỉ tập trung vào vấn đề chứ không phải vào giải pháp. Hãy “huấn luyện” tâm trí để tập trung tốt hơn vào những việc đang làm.

Ý nghĩa của cuộc sống không nằm ở chỗ được hay mất, thắng hay thua, mà là quá trình tái khởi động và góp nhặt kiến thức từ những kinh nghiệm. Mọi thứ chưa kết thúc khi chúng ta quyết định bắt đầu lại.

9. Đổi mới cách nghĩ

Để thúc đẩy bản thân suy nghĩ theo cách mới mẻ, mỗi ngày, bạn có thể chọn ra một từ để sống với nó, chẳng hạn như “năng suất”, “trách nhiệm”, “bình tĩnh”, “sáng suốt”…

Try Wrike: fast, easy, and efficient project collaboration software

Ví dụ, nếu chọn từ “năng suất”, hãy nghĩ xem một người làm việc với năng suất cao sẽ giải quyết một vấn đề cụ thể như thế nào hoặc sẽ phản ứng với tình huống căng thẳng ra sao. Nếu chọn từ “thành công”, hãy hình dung một người thành công có thể đi đứng, hành động, nói chuyện, giao tiếp xã hội… thế nào trong quá trình làm việc.

Khi chọn sống với một từ duy nhất trong ngày, bộ não sẽ chắt lọc những ưu điểm của từ đó vào mọi suy nghĩ và hành động. Cách tư duy này sẽ tạo ra thay đổi lớn, giúp chúng ta suy nghĩ tích cực hơn.

10. Đổi mới cảm xúc

Để gia tăng thành công, chúng ta phải tự mang đến cho mình những làn sóng cảm xúc mới trong quá trình theo đuổi ước mơ. Và chính khi thay đổi tư duy, cơ thể sẽ bắt đầu trải nghiệm những làn sóng cảm xúc mới đó.

Trên thực tế, công việc kinh doanh luôn có những ngày “u ám” lẫn những ngày “nắng đẹp”. Khi tập cách sống với những tư duy đơn giản, chúng ta sẽ không để những cảm xúc đó dẫn dắt cách phản ứng cũng như việc ra quyết định. Chúng ta không nhất thiết phải lựa chọn cảm xúc, vì chúng thuộc về cơ chế hoạt động của não, nhưng chúng ta có thể chọn cách phản ứng với chúng.

11. Kết nối với thế giới theo một cách mới

Khi sống với ý thức rằng mỗi ngày đều là cơ hội để bắt đầu lại, chúng ta tự nhiên sẽ có cách nhìn nhận cởi mở hơn, tự chủ tốt hơn khi đối diện với những áp lực. Quá trình này trực tiếp dẫn dắt chúng ta đến sự kết nối sâu sắc hơn với chính mình, với cuộc sống, với niềm đam mê và với công việc kinh doanh.

Khi có thể tự quản lý suy nghĩ, phản ứng và cảm xúc, chúng ta sẽ có đủ sự điềm tĩnh để lắng nghe tốt hơn. Càng ít bị phân tâm bởi những suy nghĩ của chính mình, càng lắng nghe một cách sâu sắc, chúng ta càng học hỏi được nhiều hơn từ thế giới xung quanh.

12. “Vun trồng” một niềm tin mới

Những cách tư duy đơn giản sẽ tác động một cách từ từ nhưng chắc chắn, giúp chúng ta phát triển một niềm tin mới mẻ và vững chắc vào chính bản thân mình. Theo thời gian, niềm tin này sẽ trở thành một phần của tính cách chứ không còn mang tính tạm thời nữa.

Niềm tin vào chính mình không phải là điều chúng ta có, mà là điều chúng ta làm. Bạn hoàn toàn có thể chọn thức dậy vào mỗi buổi sáng và xem ngày hôm đó là một cơ hội để học cách tin tưởng vào bản thân. Hãy duy trì niềm tin rằng chúng ta có khả năng vượt qua mọi trở ngại, giải quyết mọi vấn đề và đạt được mọi mục tiêu.

Mỗi người đều có khả năng kết nối với “vị huấn luyện viên” ở bên trong mình. Ý thức rằng mình có một “vị huấn luyện viên” ở bên trong chính là bước đầu tiên giúp chúng ta sống và làm việc với sự nhiệt thành hơn. Khi đó, cuộc sống cũng trở nên thú vị hơn. Trên thực tế, năng lượng của sự phấn khích là yếu tố quan trọng giúp chúng ta chạm đến mục tiêu mà mình đặt ra.

13. Cụ thể hóa

Khi thiết lập mục tiêu, hãy cụ thể hóa nó hết mức có thể. Bởi vì sự nhận thức chính xác những gì mình muốn và cần phải làm những hành động cụ thể gì để đạt được mục tiêu sẽ giúp bạn duy trì hiệu quả nguồn động lực cho đến khi thành công.

Chẳng hạn, thay vì đặt mục tiêu sẽ “ngủ nhiều hơn”, hãy đặt mục tiêu “sẽ đi ngủ vào 10 giờ tối vào mỗi cuối tuần”. Nhờ đó, bạn sẽ biết chính xác mình cần phải hành động gì và dễ dàng tự kiểm điểm xem mình có thực hiện đúng cam kết hay không.

14. Tập trung vào những việc cần làm, thay vì những điều không nên làm

Nếu muốn từ bỏ những thói quen xấu, đừng chỉ suy nghĩ về chúng. Thay vào đó, hãy lên kế hoạch xem cần làm thế nào để thay thế chúng bằng những thói quen tốt.

Nghiên cứu về sự loại bỏ ý nghĩ cho thấy, việc cố gắng tránh một ý nghĩ sẽ càng khiến nó tồn tại một cách mạnh mẽ hơn trong tâm trí chúng ta. Điều này cũng đúng đối với những hành vi. Nghĩa là càng nỗ lực tránh thực hiện một thói quen xấu càng khiến nó được củng cố hơn là bị loại bỏ.

Vì vậy, nếu muốn thay đổi cách thức thực hiện điều gì đó, hãy tự hỏi xem mình cần làm gì để thay thế. Chẳng hạn, nếu muốn kiểm soát tính khí nóng nảy, bạn có thể lên kế hoạch hít thở 3 hơi thật sâu mỗi khi mất bình tĩnh. Bằng cách sử dụng hơi thở sâu như một biện pháp thay thế, thói quen xử lý mọi thứ một cách nóng nảy sẽ dần bị “bào mòn” cho đến khi hoàn toàn biến mất.

15. Tự giám sát tiến độ thực hiện

Sự hoàn thành bất kỳ mục tiêu nào cũng đòi hỏi một sự giám sát tiến độ thường xuyên và trung thực. Nếu không nhận được sự giúp đỡ từ người khác, bạn phải có khả năng tự giám sát mình. Nếu không, bạn sẽ không thể điều chỉnh lại hành vi hay chiến lược khi cần thiết.

Do đó, hãy kiểm tra tiến độ thực hiện hằng tuần, thậm chí hằng ngày tùy theo các mục tiêu cụ thể.

16. Lạc quan một cách thực tế

Tin tưởng vào khả năng thành công sẽ giúp bạn tạo ra và duy trì động lực. Tuy nhiên, đừng đánh giá thấp những khó khăn có thể gặp phải trên hành trình thực hiện mục tiêu. Vì việc gặt hái “quả ngọt” đòi hỏi nhiều thời gian, công sức, sự nỗ lực và kiên trì.

Nhiều nghiên cứu cho thấy, chỉ suy nghĩ về những điều có thể xảy đến một cách dễ dàng và không cần nỗ lực sẽ khiến bạn thiếu sự chuẩn bị và làm tăng đáng kể khả năng thất bại.

17. Không chỉ làm tốt, mà còn làm tốt hơn

Chúng ta thường tin tưởng vào bản thân theo cách chỉ tập trung thực hiện những việc mình đã và đang làm tốt hơn là phát triển những kỹ năng mới. Tuy nhiên, một số nghiên cứu trong nhiều thập kỷ qua đã chỉ ra rằng, niềm tin vào những “kỹ năng bất biến” là hoàn toàn sai lầm. Vì tất cả các loại kỹ năng đều rất dễ uốn nắn.

Tin vào khả năng thay đổi của bản thân sẽ cho phép bạn đưa ra nhiều lựa chọn tốt hơn và tối ưu hóa tiềm năng của mình hơn. Trên thực tế, người thành công luôn xem hành trình quan trọng không kém đích đến, do đó, họ luôn cố gắng làm mọi thứ tốt hơn yêu cầu đề ra.

18. Thể hiện sự cứng cỏi

Sự cứng cỏi thể hiện ở việc sẵn sàng cam kết với những mục tiêu dài hạn và kiên trì đối mặt với khó khăn. Nhiều nghiên cứu cho thấy những người cứng cỏi thường có học thức cao hơn và có điểm số trung bình cao hơn những người khác.

Nếu không phải là một người cứng cỏi, bạn hoàn toàn có thể rèn luyện. Như đã nói ở trên, sự nỗ lực lên kế hoạch, sự kiên trì và một chiến lược hiệu quả là tất cả những gì cần có để thành công. Hiểu rõ điều này không những giúp bạn nhận thức về bản thân và những mục tiêu một cách rõ ràng hơn mà còn giúp bạn trở nên cứng cỏi hơn.

19. Tập luyện “cơ bắp ý chí”

Khả năng tự kiểm soát cũng giống như những cơ bắp khác trên cơ thể, nếu không được tập luyện, nó sẽ trở nên yếu dần đi. Ngược lại, nếu được tập luyện và sử dụng thường xuyên, nó sẽ là một trợ thủ đắc lực giúp bạn nhanh chóng thành công.

Để rèn luyện “cơ bắp ý chí”, hãy đề ra một mục tiêu mà bạn thực sự mong muốn, chẳng hạn như từ bỏ các loại thức ăn có hại cho sức khỏe, thực hiện 100 lần bài thể dục đứng lên – ngồi xuống mỗi ngày, học một kỹ năng mới… Khi cơ thể phát ra tín hiệu muốn bỏ cuộc, hãy chống lại nó. Bước đầu khá khó khăn, nhưng dần dần mọi thứ sẽ dễ dàng hơn.

Khi sức mạnh ý chí được gia tăng, bạn sẽ có thể đón nhận nhiều thử thách hơn.

20. Không liều lĩnh

Bất chấp việc ý chí của bạn có thể mạnh mẽ đến độ nào, hãy nhớ rằng nó luôn có giới hạn. Nếu vượt ra khỏi giới hạn đó, mọi công sức sẽ thành uổng phí.

Đừng cùng lúc đặt ra nhiều thách thức cho bản thân, ví dụ như vừa quyết tâm bỏ thuốc lá vừa cố gắng giảm cân. Nhiều người quá tự tin vào khả năng chống lại sự cám dỗ đến mức đặt mình vào hoàn cảnh phải đối mặt với quá nhiều rủi ro. Trong khi đó, người thành công luôn biết rằng không nên làm cho mọi việc trở nên khó khăn, phức tạp hơn so với thực tế.

 

Minh Hải (Tổng hợp)

 

Try Wrike: fast, easy, and efficient project collaboration software

You may also like...

Leave a Reply