Tổng quan phần mềm quản lý công việc Trello

0
8

Tổng quan phần mềm quản lý công việc Trello

Trello là phần mềm giúp bạn quản lý công việc một cách trực tuyến, đơn giản và hiệu quả. Trello được xây dựng dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban – tức là quản lý công việc trực quan theo các đầu công việc.

Để quản lý dự án hiệu quả, bạn cần nhìn thấy mọi công việc một cách toàn diện và cho phép điều chỉnh các hoạt động linh hoạt. Trello với thiết kế tối giản và trải nghiệm dễ dàng là một công cụ tuyệt vời để bạn quản lý công việc/quản lý dự án, thay vì sử dụng các công cụ giao tiếp kém hiệu quả khi làm việc nhóm như email.

Các đối tượng thường xuyên sử dụng Trello đó là: doanh nghiệp vừa và nhỏ, các bạn freelancer.

Hướng dẫn sử dụng Trello

Đầu tiên, hãy cùng làm quen với các thành phần cơ bản trong phần mềm quản lý công việc Trello:

Các yếu tố cơ bản trong Trello

  • Card: Card hay còn gọi là thẻ thông tin, sẽ gồm có các mục: Title, Description để mô tả về một công việc (task), một tính năng sản phẩm (feature), một câu hỏi (question),…hoặc bất cứ thông tin nào bạn cần lưu. Mỗi card sẽ có các checklist để bạn chia các đầu việc nhỏ hơn. Trong các card, các thành viên có thể giao tiếp, trao đổi công việc bằng cách bình luận (comment), đính kèm hình ảnh,…
  • List: List là danh sách tổng hợp các card được phân chia theo một tình trạng hoặc một tính chất khác biệt. Ví dụ: List có tên là To-do, sẽ gồm các công việc cần hoàn thành, List Done sẽ gồm các công việc đã hoàn thành.
  • Board: Board hay bảng thường được sử dụng tương đương như một dự án hoặc một phần công việc lớn. Trong board, có thể có nhiều List để phân chia dự án thành các danh mục đầu việc lớn.
  • Organization: Đây là nơi tổng hợp những board và member (thành viên) công ty
    Bạn đã nắm được các thành phần của Trello, khi này cách sử dụng Trello đã rất đơn giản. Hãy làm theo các bước sau đây nhé:
  • Tạo một không gian làm việc nhóm (Team space):Tạo tên của nhóm nên gợi nhớ về dự án đang triển khai. Bạn có thể viết thêm mô tả cho dự án nếu cảm thấy cần thiết.
  • Tạo bảng: Board sẽ có giao diện như một chiếc bảng trắng, đây là nơi bạn sẽ quản lý công việc của nhóm/dự án.Tiến hành đặt tên cho board, thêm các thành viên. Board cũng có chế độ public và private để bạn tùy chọn. Sử dụng chế độ bookmark để đánh dấu các dự án cần đặc biệt chú ý hơn các dự án còn lại.
  • Tạo list: Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanba, nên các list phổ biến được áp dụng là: List to-do (các công việc cần làm). List doing (các công việc đang làm), List Done (các công việc đã hoàn thành).
  • Tạo card: Đây là đơn vị công việc nhỏ nhất trên Trello. Card sẽ bao gồm các thông tin: mô tả, file đính kèm, task nhỏ hơn hoặc checklist, thời hạn, thời gian, người chịu trách nhiệm thực hiện và nhãn. Bạn có thể tải ảnh và file từ thiết bị, Google Drive, Drop Box hay One Drive. Điểm thú vị và tiện lợi trong quá trình sắp xếp công việc tại Trello, đó là bạn có thể di chuyển các card bằng cách kéo-thả dễ dàng, từ List này sang List khác. Bạn cũng có thể trao đổi với các thành viên bằng cách đề cập họ trong Bình luận với cú pháp @ trước tên của họ.

Đánh giá về phần mềm quản lý công việc Trello

Giao diện phần mềm quản lý công việc Trello

*Ưu điểm:

Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản: các công việc thuộc các giai đoạn được chuyển giao linh hoạt bằng cách chỉ cần kéo thả các card, để lên lịch và giao việc trong team cũng nhanh chóng,…

Trello hiện đang cung cấp sản phẩm dưới hình thức Freemium, tức là người dùng có thể sử dụng miễn phí các tính năng cơ bản. Tuy rằng các tính năng nâng cao thuộc phiên bản Business có giá tiền không hề dễ chịu (9.99$/người dùng/tháng) – thì phiên bản miễn phí của Trello cũng đáp ứng được những nhu cầu cơ bản nhất trong quản lý dự án. Bạn cũng dễ dàng mời những người dùng mới tham gia Trello nhờ sự “miễn phí” này; nhờ đó Trello thường được ưa chuộng bởi các startup và freelancer.

Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.

Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí. Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB.

*Nhược điểm:

  • Không phân cấp thành viên quản trị

Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp – khi cần có những giới hạn quyền hoạt động khác nhau đối với các cấp nhân viên – trưởng phòng – CEO… Đây là yếu điểm lớn nhất của Trello vì nó có thể phá vỡ tính chặt chẽ và bảo mật thông tin doanh nghiệp.

Mặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các card, tuy nhiên lại thiếu một giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Việc bình luận tại card cũng chưa thân thiện, không thể post bình luận ngay bằng phím Enter, bạn cần phải dùng chuột ấn “Lưu” – một lỗi cản trở trải nghiệm của người dùng.

  • Không phù hợp cho quản lý thời gian

Với duy nhất một giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Các card được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc (ví dụ: bạn khó biết được việc nào làm trước, việc nào làm sau, việc nào phải làm xong thì mới có thể làm được việc khác).

Muốn tối ưu lại những yếu tố này, bạn sẽ cần những phần mở rộng-tích hợp với ứng dụng Gantt chart (trong phiên bản trả phí của Trello).

Trello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý (Project/Team manager); trong đó phải kể đến việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,…)

Sử dụng Trello có gì hay?

Simple
Thật ra Trello cũng như tập hợp 1 đống Post-It note mà mọi người ai cũng đều sử dụng qua để ghi chú lại những việc mình cần làm. Trello không có quá nhiều khái niệm phức tạp, nhìn vào có thể hiểu liền và sử dụng ngay được. Tính đơn giản của Trello còn nằm ở chỗ những thao tác trong đó cũng được đơn giản hóa cực kỳ:

Khi 1 task được làm xong, bạn chỉ cần kéo card từ cột Doing sang Done. Không phải ngồi gõ, đổi tình trạng như những công cụ quản lý công việc khác.

Để nhập một card (task) mới, chỉ cần click vào trong List To-Do để bắt đầu ghi chú title của card cần làm. Như vậy khi ghi chú công việc sẽ rất nhanh chóng và hiệu quả. Hình dung là khi sếp đang thao thao bất tuyệt về những việc cần làm trong tuần, bạn đã có thể ghi chú và khi sếp xong là bạn đã list được hết việc của mình trên Trello để có thể làm ngay, khỏi suy nghĩ nhiều

Sophisticated
Trello không có phức tạp (complex) mà là tinh vi (sophisticated – không biết dịch sao tốt hơn). Mặc dù bạn sử dụng rất dễ dàng, nhưng Trello cũng tạo điều kiện để bạn quản lý công việc hiệu quả thông qua hàng loạt những tính năng và tiện ích bên dưới – rất tinh vi nhưng không làm bạn rối.

Ví dụ: List thường dùng để tập hợp những Card cùng tình trạng. Nhưng nếu những cards đó không cùng tính chất thì sao? Như hai card To-Do cho 2 tính năng mới, nhưng 1 cái cực kỳ quan trọng (Important) và 1 cái là có cũng được (Nice to have). Lúc đó thì Trello có sẵn phần Label để bạn dùng những nhãn màu và đánh dấu tính chất khác nhau cho từng card này.

Ngoài ra, sophisticated cũng là cảm nhận của dân công nghệ tụi mình vì hiểu rằng để cho hệ thống chạy nhẹ nhàng và mướt như vậy, không đơn giản chút nào. Như việc cầm kéo card từ List này qua List khác, việc xử lý bên dưới cho việc đó cũng là đổ mồ hôi cho dân lập trình chứ không đơn giản. Do đó cảm giác rất trân trọng những thứ Simple như vậy!

Flexible
Vì vừa Simple và Sophisticated, cho nên Trello rất linh hoạt. Linh hoạt ở chỗ là có thể hỗ trợ cho bạn quản lý theo cách bạn muốn. Nó không bắt ép bạn phải theo một quy chuẩn nào cả. Hơn nữa bạn có thể dùng Trello cho nhiều thứ khác nhau chứ không phải chỉ là quản lý dự án thông thường.

Khi nhìn vào hơn 100 boards của SSS, có tầm 60% là board dành cho Projects đang thực hiện. Ngoài ra 40% còn lại dành cho những mục tiêu khác nhau: Quản lý đầu việc của các bộ phận (Marketing, Nhân sự, …), brainstorm ý tưởng mới, bug tracking, theo dõi feedback từ khách hàng…

Free
Mặc dù Trello có gói Business Class (50$/tháng/công ty) tuy nhiên phiên bản Free vẫn rất đầy đủ và thoải mái để sử dụng cho tất cả những nhu cầu thông thường. Điều đó cực kỳ quan trọng cho start-up vì giá trị đem lại cho bạn cực lớn nhưng bạn có thể sử dụng thoải mái mà không phải lo lắng về chi phí.

Nói chung nếu bạn cần một công cụ miễn phí, dễ xài và hiệu quả để quản lý công việc của mình, của team hoặc của công ty mình. Trello là lựa chọn tốt nhất hiện tại.

Để bắt đầu bạn chỉ cần vào www.trello.com và signup 1 tài khoản để có thể sử dụng ngay. Phần Onboarding – hướng dẫn bắt đầu của Trello cũng rất hay, cho nên mới nói là sẽ muốn xài từ cái nhìn đầu tiên.

Leave a Reply