7 công thức tạo nên những cuộc họp hiệu quả nhất

0
19

7 công thức tạo nên những cuộc họp hiệu quả nhất

Các nhà quản lý cần làm cho mỗi phút làm việc đều trở nên có ý nghĩa. Theo một khảo sát của Salary.com vào tháng 3/2012 thì 47% nhân viên cho biết họ lãng phí nhiều thời gian nhất khi phải tham dự quá nhiều cuộc họp.

Nếu được tổ chức tốt, các cuộc họp sẽ mang lại hiệu quả lớn và giải quyết được nhiều vấn đề trong khoảng thời gian ngắn. Dưới đây là 7 bí quyết của những cuộc họp hiệu quả.

1. Hiểu nhu cầu, hành vi và lịch làm việc của nhân viên

Các cuộc họp thường lấy đi thời gian quí giá của nhân viên, làm giảm năng suất làm việc của họ. Khi lên kế hoạch họp, bạn nên hiểu lịch trình và lượng công việc của nhân viên trong tuần.

Theo một nghiên cứu thực hiện năm 2009 bởi WhenIsGood.net, một dịch vụ hỗ trợ lựa chọn tối ưu cho các thời điểm tổ chức sự kiện, thời gian tốt nhất trong tuần dành cho các cuộc họp là 3 giờ chiều thứ Ba. Đây là thời gian đủ sớm để không làm ảnh hưởng đến các hạn chót công việc.

2. Lên chương trình làm việc và nghiêm túc thực hiện

Chương trình làm việc nên bao gồm từng bước chi tiết cho cuộc họp – bao gồm giới hạn thời gian cho việc đặt câu hỏi. Thậm chí ngay cả khi một chi tiết nào đó trông có vẻ như rất rõ ràng, bạn cũng phải đưa nó vào chương trình để đảm bảo rằng mọi người tham dự có chung quan điểm. Mỗi đầu việc trên chương trình cần được giải thích rõ ràng và được phân bổ một khoảng thời gian nhất định. Có thể bỏ qua một đầu việc trong chương trình, nhưng không nên thêm đầu việc vào chương trình khi đang họp.

3. Đảm bảo rằng mỗi người có trách nhiệm của riêng mình

Các công ty trong danh sách Fortune 500 như Apple và Google đều có quy trình họp hiệu quả gần như đã thành khoa học. Làm thế nào họ làm được như vậy? Những công ty này giao trọng trách cho mỗi nhân viên trong một cuộc họp.

Adam Lashinsky, tác giả cuốn Inside Apple: How America’s Most Admired — and Secretive — Company Really Works (Tạm dịch: Bên trong Apple: Công ty được ngưỡng mộ nhất nước Mỹ hoạt động như thế nào), phát hiện rằng Apple tạo dựng văn hóa giải trình trong các cuộc họp với cái gọi là “cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp.” Người này được giao cho một số việc trong chương trình mà anh/cô ta phải chịu trách nhiệm trong buổi họp.

Áp dụng khái niệm tương tự: Ví dụ, người chủ trì cuộc họp nên yêu cầu các nhân viên báo cáo thành tích của mình trong tuần, dù lớn hay nhỏ. Bằng cách này, mỗi nhân viên đều phải tham gia và sẽ có trách nhiệm hơn với công việc của mình.

4. Áp dụng quy tắc “2 cái pizza”

CEO của Amazon Jeff Bezos đưa ra một chiến lược để đảm bảo rằng các cuộc họp được tham dự bởi những người phù hợp. Để có thể xây dựng các nhóm hiệu quả, nhóm nên đủ nhỏ để chỉ cần 2 cái pizza là đủ cho mọi người.

Nhà quản lý có thể áp dụng lý thuyết này để xác định người phù hợp để mời đến cuộc họp. Và thay vì tổ chức một cuộc họp lớn mỗi tuần cho tất cả các nhân viên, hãy xây dựng các nhóm nhỏ hơn cho các cuộc họp (có thể theo phòng ban) và chỉ mời những nhân viên cốt cán tới tham dự.

5. Thiết lập cơ chế thưởng phạt cho việc tham dự buổi họp

Khi nhân viên tới họp muộn, cuộc họp sẽ bị kéo dài hơn và mọi người dễ phân tâm hơn. Để đảm bảo rằng mọi người tới họp đúng giờ, hãy thực thi các hình thức xử phạt.

Đầu tiên, đưa ra một thời điểm chặt chẽ để bắt đầu cuộc họp. Ví dụ, cuộc họp diễn ra vào lúc 3 giờ chiều thứ Ba hàng tuần. Nếu nhân viên tới đúng lúc 3 giờ chiều, họ sẽ bị đánh dấu tới trễ. Các nhân viên bị đánh dấu muộn sẽ phải ở lại sau cuộc họp để dọn dẹp. Các nhân viên tới sớm có thể được thưởng, ví dụ như được ưu tiên chọn việc trong một dự án mới.

6. Tạo động lực hành động sau buổi họp

Vào cuối cuộc họp, yêu cầu mỗi người tham dự chia sẻ về những gì họ đã học được và những mục tiêu mới của họ trong khoảng 30 giây. Việc này giúp người chủ trì cuộc họp nắm được những người tham dự đã nhớ được những thông tin gì và liệu có cần làm rõ lại điều gì không.

Người lãnh đạo cuộc họp cũng có thể đưa ra một loạt câu hỏi vào cuối cuộc họp để xem những người tham dự biết được gì. Dưới đây là một số câu hỏi ví dụ:

  • “Trong tuần tới anh/chị dự định hoàn thành những công việc gì?
  • “Anh sẽ truyền đạt thông tin gì từ cuộc họp tới nhóm của anh/chị?”
  • “Anh đã học được gì bổ ích từ buổi họp này”

7. Đặt giới hạn thời gian cho cuộc họp

Mỗi cuộc họp nên có một thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng để đảm bảo rằng cuộc họp hướng đúng trọng tâm. Thời gian bắt đầu và kết thúc cho phép những người chủ trì giúp người tham dự đi đúng hướng và giảm việc trò chuyện ngoài lề hay những thảo luận vòng vo, lặp đi lặp lại.

Tóm lại, một cuộc họp hiệu quả phải được lên kế hoạch tốt và tập trung vào một mục tiêu. Khi lựa chọn những người phù hợp tham gia buổi họp và khuyến khích họ thảo luận, năng suất của buổi họp sẽ được cải thiện đáng kể.

Leave a Reply